Onkostenvergoeding voor telewerk: De RSZ volgt de fiscus

Nu het stilaan duidelijk wordt dat thuiswerk ook na de coronacrisis een blijver wordt, heeft de belastingdienst een circulaire gepubliceerd over welke vergoedingen een werknemer belastingvrij betaald mag krijgen.  De principes die hierin werden opgenomen komen sterk overeen met de manier waarop de RSZ in het verleden deze kostenvergoeding reeds toepaste. De RSZ heeft dan ook beslist deze circulaire volledig te volgen voor wat betreft de kwalificatie van ter beschikking stelling van materiaal en terugbetalingen in het kader van kosten verbonden aan thuiswerk.

De regeling gaat in op 1 maart 2021 en is enkel van toepassing voor structureel en regelmatig thuiswerk.

1. Wanneer is er sprake van structureel en regelmatig thuiswerk?

Je werknemer moet minstens één werkdag per week van thuis uit werken en dit tijdens de normale arbeidstijd.  Avond-of weekendwerk komt dus niet in aanmerking. Het kan gaan om één volledige werkdag, twee halve werkdagen of meerdere dagen van enkele uren per week. Dit wordt per maand beoordeeld.

2. Welke forfaitaire onkostenvergoeding staat daar tegenover?

Kies je ervoor om je medewerker een kantoorvergoeding te betalen voor de gemaakte kosten van het thuiswerk, dan aanvaardt de fiscus een bedrag van max. 129,48 euro per maand. Voor april, mei en juni 2021 wordt dit maandelijkse maximumbedrag tijdelijk verhoogd tot 144,31 euro.

Voor deeltijdse werknemers mag, maar moet je deze vergoeding niet prorateren. Let er wel op dat dit op een uniforme wijze wordt toegepast voor alle deeltijdse werknemers.

Het forfait van 129,48 euro dekt alle kosten die een werknemer moet maken om op een normale manier van thuis uit te kunnen werken. Denk aan computermateriaal, nutsvoorzieningen, onderhoud, verzekering, koffie en versnaperingen.

Dit forfait is cumuleerbaar met:

• max. 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van eigen internet;
• max. 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van eigen computer (desktop, laptop, tablet), randapparatuur en software;
• max. 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen 2e scherm, printer of scanner (5 euro per toestel, zonder gebruik eigen computer, gedurende maximum 3 jaar) ;

3. Ben je als werkgever verplicht deze forfaitaire onkostenvergoeding toe te kennen?

Neen, je bent in geval van telewerk door overmacht of persoonlijke redenen niet verplicht om je medewerkers een vergoeding te betalen.

4. Ontvangen medewerkers ook een onkostenvergoeding voor niet-structureel thuiswerk?

Werkt je medewerker minder dan één dag per week van thuis, dan geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet. Betaal je je medewerker toch een vergoeding voor zijn gemaakte kosten? Dan moet je kunnen bewijzen dat de vergoeding overeenstemt met de reële kosten en daar ook effectief aan werd besteed. Enkel dan blijft de vergoeding onbelast.