Hoe maak je een juiste factuur op als zelfstandige?

Gezien een factuur hét bewijsdocument bij uitstek is voor de BTW en inkomstenbelasting, zetten we de belangrijkste regelgeving hierrond nog eens even op een rij.

Wanneer moet je een factuur uitreiken? Als je een goed of dienst verkoopt aan een BTW-plichtige (een bedrijf, een vzw, een zelfstandige of de overheid) dan moet je altijd een factuur opmaken. Wanneer je verkoopt aan een particulier dan hoef je geen factuur op te stellen, bijvoorbeeld een bakker die een brood verkoopt aan een privépersoon. Hierop zijn  enkele uitzonderingen: verhuisdiensten of meubelbewaring, verkoop en herstellingen van auto’s of auto-onderdelen, werken aan gebouwen en de verkoop ervan. In deze gevallen moet je wel een factuur opstellen als je handelt met een privépersoon.

Wanneer moet je jouw factuur bezorgen aan je klant? Uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de levering van je product of dienst moet je jouw factuur versturen.

Wat staat er op een correcte factuur?

• Het woord ‘factuur’.
• Datum en volgnummer van de factuur. Deze hoeft niet bij nummer 1 te beginnen maar de nummers moeten wel op elkaar volgen.
• Jouw gegevens: naam van je vennootschap of jouw persoonlijke naam wanneer je een eenmanszaak hebt, rechtsvorm, adres van maatschappelijke zetel, BTW-nummer, e-mailadres, website en bankrekeningnummer.
• Als je een vennootschap hebt: het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft.
• In voorkomend geval, het feit dat de vennootschap in vereffening is.
• Gegevens van de klant: naam, adres en (indien van toepassing) BTW-nummer.
• Factuurdatum
• Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten.
• Prijs per stuk en totaalprijs
• Het percentage en bedrag van de verschuldigde BTW
• Betaaltermijn en vervaldatum
• Niet verplicht maar wel aan te raden is om ook te verwijzen naar je algemene voorwaarden

In bepaalde gevallen moeten ook volgende vermeldingen opgenomen worden:

• ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant
• ‘Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk.’, indien je geniet van de BTW-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
• ‘vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet gedetailleerd omschreven zijn.
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
• Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen)

Vergeet je één van deze verplichte vermeldingen op te nemen op je factuur dan kan de overheid dit bestraffen met een administratieve boete of een proportionele geldboete. Merk je zelf een vergissing op in jouw factuur dan kan je dit rechtzetten door een creditnota op te maken vergezeld van een nieuwe, correcte factuur.

Tip: Kijk zeker ook na of jouw leveranciers zich houden aan deze voorschriften wanneer zij een factuur opmaken aan jou. Indien zij bijvoorbeeld jouw BTW-nummer niet vermelden op de factuur kan jij de BTW op deze factuur niet in aftrek nemen.