Een correcte factuur opmaken, hoe doet je dat?

Een correcte factuur opmaken, hoe doet je dat?

Als ondernemer kom je dag in dag uit in aanraking met facturen. Via deze facturen ben je in staat om je omzet te innen en kosten in aftrek te nemen. Gezien een factuur hét bewijsdocument bij uitstek is voor de BTW en inkomstenbelasting, zetten we de belangrijkste regelgeving hierrond nog eens even op een rij.

Als ondernemer ben je verplicht om een factuur op te maken wanneer je goederen of diensten levert aan een andere ondernemer. Ook als je levert aan particulieren ben je in bepaalde gevallen verplicht om een factuur op te maken. Op jouw factuur dien je volgende vermeldingen verplicht op te nemen:

• Het woord ‘factuur’.
• Datum en volgnummer van de factuur. Deze hoeft niet bij nummer 1 te beginnen maar de nummers moeten wel op elkaar volgen.
• Jouw gegevens: naam van je vennootschap of jouw persoonlijke naam wanneer je een eenmanszaak hebt, rechtsvorm, adres van maatschappelijke zetel, BTW-nummer, e-mailadres, website en bankrekeningnummer.
• Als je een vennootschap hebt: het woord ‘rechtspersonenregister’ of de afkorting ‘RPR’, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft.
• In voorkomend geval, het feit dat de vennootschap in vereffening is.
• Gegevens van de klant: naam, adres en (indien van toepassing) BTW-nummer.
• Factuurdatum
• Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten.
• Prijs per stuk en totaalprijs
• Het percentage en bedrag van de verschuldigde BTW
• Betaaltermijn en vervaldatum
• Niet verplicht maar wel aan te raden is om ook te verwijzen naar je algemene voorwaarden

In bepaalde gevallen moeten ook volgende vermeldingen opgenomen worden:

• ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant
• ‘Kleine onderneming, onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk.’, indien je geniet van de BTW-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
• ‘vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet gedetailleerd omschreven zijn.
• ‘factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
• Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen)

Vergeet je één van deze verplichte vermeldingen op te nemen op je factuur dan kan de overheid dit bestraffen met een administratieve boete of een proportionele geldboete. Merk je zelf een vergissing op in jouw factuur dan kan je dit rechtzetten door een creditnota op te maken vergezeld van een nieuwe, correcte factuur.

Tip: Kijk zeker ook na of jouw leveranciers zich houden aan deze voorschriften wanneer zij een factuur opmaken aan jou. Indien zij bijvoorbeeld jouw BTW-nummer niet vermelden op de factuur kan jij de BTW op deze factuur niet in aftrek nemen.