Elektronische facturatie verplicht vanaf 1 januari 2026

Eind september 2023 bereikte minister van Financiën Vincent Van Peteghem een akkoord over de verplichte invoering van digitale facturatie (e-invoicing) tussen ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Het gaat hier om de invoering van elektronisch gecodeerde facturen, een factuur in PFD-formaat voldoet dus binnenkort niet meer.

Wat betekent de elektronische facturatie?

Elektronische facturering of e-facturering betekent de automatisering van het factureringsproces van a tot z. Een woordje uitleg …

De elektronische factuur wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Een loutere PDF-factuur voldoet bijvoorbeeld niet langer aan deze definitie.

De standaardisatie voor e-invoicing geschiedt conform het ‘Peppol Bis’-formaat en de uitreiking van de factuur wordt gedaan via het Peppol-netwerk. Afwijkingen worden getolereerd mits ze voldoen aan de European Standard norm.

Zonder in technische details te willen treden, vind je hieronder een summiere toelichting over Peppol.

Het platform dien je te beschouwen zoals een ‘Gouden Gids’ waarin je alle bedrijven kan vinden die op het Peppol netwerk zijn aangesloten. Belgische bedrijven zijn met hun ondernemings- en/of BTW-nummer ingeschreven.

Als basis wordt de UBL-standaard gebruikt, facturen worden dus opgemaakt volgens deze internationale standaard. Dit biedt de garantie dat je ontvanger facturen zonder problemen kan ontvangen en verwerken. De meest voorkomende softwarepakketten kunnen dan ook met deze standaard overweg. Voor alle zekerheid toch nog even verifiëren of je huidige softwarepakket het Peppol-formaat ondersteunt.

Voor wie geldt deze verplichting?

Indien we kunnen voortbouwen op het voorontwerp, dan zal de elektronische facturatie van toepassing zijn in de B2B-context. Alle in België gevestigde btw-belastingplichtige leveranciers en afnemers, alsook de leden van btw-eenheden en de Belgische vaste inrichtingen, zullen onderhevig zijn aan de verplichting.

De nieuwe verplichting zal  niet gelden voor de leveranciers die worden belast op basis van de forfaitaire regeling of op btw-belastingplichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (al dan niet met recht op aftrek).

Een gestandaardiseerde elektronische factuur moet niet uitgereikt worden aan afnemers van de occasionele verkoop van een nieuw gebouw en van de occasionele intracommunautaire verkoop van nieuwe vervoersmiddelen.

Evenmin moet een elektronische factuur uitgereikt worden aan afnemers die uitsluitend handelingen vrij van btw verrichten.

Het is echter steeds mogelijk dat het goedgekeurde akkoord hier van afwijkt.

Welke handelingen?

De stap naar digitale facturatie is van belang om de btw-kloof (dit is het verschil tussen wat de overheid moet ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid daadwerkelijk ontvangt) te verkleinen en in te zetten voor administratieve vereenvoudiging. Dit zorgt voor tijdswinst en administratieve vereenvoudiging voor je bedrijf en je fiscaal adviseur.

De verplichting om een elektronische factuur uit te reiken geldt voor elke levering van een dienst of goed die voor btw-doeleinden in België plaatsvindt. Dat alles maakt de implementatie van e-facturering op grote schaal een complexe onderneming.

De geautomatiseerde verwerking van de miljarden facturen die jaarlijks worden uitgewisseld in België kan een jaarlijkse efficiëntiewinst van zo’n € 3,5 miljard opleveren!

Wanneer implementeren?

Waar het voorontwerp eerst sprak van de implementatie van de elektronische facturatie vanaf 1 januari 2024, wijkt het goedgekeurde akkoord hiervan af. Het nieuw akkoord spreekt immers van de implementatie van de elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026.

De Belgische administratie zal er ook op toezien dat er een ruime overgangsperiode is en dat er een brede informatiecampagne wordt opgezet naar alle stakeholders.

© Yves Vanderhoeven