Accountancy, tax & legal

Bewaartermijn boekhoudstukken

Wij krijgen regelmatig vragen omtrent welke stukken nu wel in aanmerking komen voor vernietiging en welke niet.  Van welke jaren dienen er boekhoudstukken (aankoopfacturen, verkoopfacturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, bankuittreksels, loondocumenten, fiches, elk relevant bewijsstuk, …) te worden bijgehouden en welke mag je weggooien?

Hierin een overzicht.   Vaak wordt al snel gezegd dat stukken zeven jaar dienen bijgehouden te worden.  Maar het antwoord is genuanceerder.  De ene belasting is immers de andere niet.

Directe belastingen

1. Algemene regel

In normale omstandigheden geldt er een controletermijn van drie jaar.  In het geval van fraude is er sprake van een controletermijn van zeven jaar.  Deze termijn kan in het bijzondere geval dat er een bezwaarschrift werd ingediend nog worden verlengd met de periode tussen de datum van het indienen van het bezwaarschrift en de datum van de beslissing van de Administratie zonder dat deze periode langer mag zijn dan zes maanden.

Je dient de stukken dus zeven jaar bij te houden. Zonder rekening te houden met de mogelijke verlenging van zes maanden, lopen die zeven jaar tot het einde van het zevende jaar of boekjaar volgend op het betreffende belastbaar tijdperk.

Voorbeeld 1

Je boekjaar loopt gelijkt met het kalenderjaar.  Voor het aanslagjaar 2014 loopt de controletermijn van zeven jaar vanaf 01 januari 2014 tot en met 31 december 2020.  Of met andere woorden, in de loop van het kalenderjaar 2021 kunnen de stukken met betrekking tot het aanslagjaar 2014 (boekjaar eindigend per 31 december 2013) of daarvoor, worden vernietigd.

Voorbeeld 2

Veronderstel een gebroken boekjaar dat eindigt per 30 september 2014.  De zevenjarige controletermijn loopt dan vanaf 01 oktober 2014 tot en met 30 september 2021.  Of met andere woorden, in de loop van het kalenderjaar 2021 kunnen de stuken met betrekking tot het aanslagjaar 2014 (boekjaar in casus eindigend per 30 september 2014) of daarvoor, worden vernietigd.

2. In het geval van overgedragen verliezen

De algemene regel is dat fiscale verliezen onbeperkt in de tijd kunnen worden afgetrokken.  Er bestaat dus geen tijdslimiet op de overdraagbaarheid van verliezen naar volgende belastbare tijdperken toe.

Wanneer er in een bepaald aanslagjaar belastbare winsten worden gecompenseerd met overgedragen verliezen, dan is het aan de belastingplichtige om de werkelijkheid en het bedrag van het verlies dat op dat moment in rekening wordt gebracht, aan te tonen.  Of met andere woorden, de fiscus gaat er van uit dat zij fiscale verliezen kan betwisten tot het moment dat het verlies werkelijk in aftrek wordt gebracht van belastbare winsten.

Voorbeeld 3

In een bepaald aanslagjaar wordt er belastbare winst gecompenseerd met overgedragen verliezen.  Dan moet tijdens een controle over dat aanslagjaar de werkelijkheid van de verliezen en de regelmatigheid van de boekhouding moeten worden aangetoond.

Veronderstel een boekjaar dat gelijk loopt met een kalenderjaar.  In het aanslagjaar 2020 (boekjaar eindigend per 31 december 2019) worden belastbare winsten gecompenseerd met verliezen ontstaan in voorgaande aanslagjaren.  De controletermijn inzake fraude (eventueel verlengd met zes maanden – zie supra) loopt tot en met 31 december 2026.

Tot en met 31 december 2026 moet de belastingplichtige de echtheid van de beroepsverliezen aantonen die in aanslagjaar 2020 werden afgetrokken.  Het is best mogelijk dat het hier gaat over de compensatie van verliezen die zijn ontstaan in het aanslagjaar 2001.  Wat betekent dat je op 31 december 2026 nog steeds moet kunnen beschikken over alle stukken met betrekking tot aanslagjaar 2001.  Je moet dan nog steeds kunnen aantonen dat het verlies terecht is en er sprake is van een regelmatige boekhouding (dus ook kasregisters en dergelijke bij te houden).

BTW

Facturen dienen te worden bewaard gedurende een periode van zeven jaar, te rekenen vanaf de eerste dag van het jaar volgend op de datum van de uitreiking van de factuur.

 Voorbeeld 4

Het betreft een situatie waarbij het boekjaar gelijk loopt met het kalenderjaar.

De bewaringstermijn voor de stukken loopt gelijk met deze voor de directe belastingen.

Voorbeeld 5

Het betreft een situatie waarbij het boekjaar eindigt per 30 september 2020.

Veronderstel een factuur met datum 14 april 2020, dan geldt voor de btw-administratie een bewaringstermijn tot en met 31 december 2027

Deze termijn is verschillend met de regels voor de directe belastingen (daar te bewaren tot en met 30 september 2027).

Heb je nog vragen?  Aarzel niet om je cliëntenadviseur hierover te contacteren!