Forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen – nieuwe circulaire 2025/C/70

Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun werkgever of vennootschap een opdracht in het buitenland verrichten, worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever of vennootschap.

Wanneer een onderneming aan haar werknemers en bedrijfsleiders in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen die vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een niet-belastbare terugbetaling van een eigen kost van de werkgever of vennootschap worden aangemerkt.

In deze blog lees je enkele belangrijke retroactieve aanpassingen.

Forfaitaire dagvergoedingen

Forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen, en voor beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, zijn een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer zij niet meer bedragen dan de “dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen” die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking per land vastlegt.

Er zijn 2 mogelijke categorieën:

• Categorie 1: buitenlandse dienstreizen.
• Categorie 2: beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen.

De bedragen werden aangepast vanaf 1.08.2025 en kan je hier raadplegen.

Verduidelijking minimumduur buitenlandse dienstreis

Voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde ‘etmaal’ werd bepaald dat het volledige bedrag van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding (categorie 1) als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking werd genomen wanneer de afwezigheid minimum 10 uren bedroeg (Circulaire 2023/C/61) .

In haar nieuwe circulaire 2025/C/70 van 27.10.2025 verduidelijkt de Belgische fiscus dat die minimumduur van 10 uren niet langer wordt vereist vanaf 01.01.2025.

Voorbeeld

Anna maakt in opdracht van haar werkgever een dienstreis naar Nederland, waar zij haar werkgever zal vertegenwoordigen op een conferentie in Breda. Zij vertrekt op dinsdag 2.12.2025 om 8u vanuit Antwerpen (haar vaste plaats van tewerkstelling). Zij keert diezelfde dag meteen na haar opdracht terug en komt om 17u30 opnieuw aan in Antwerpen (afwezigheid van 9h30). Zij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).

In dit voorbeeld mag een vergoeding van 103 euro als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt.

Verduidelijking dagen van vertrek en terugkeer

Voor dienstreizen die langer dan een ‘etmaal’ duren, en voor beroepsmatige verblijven van meer dan 30 dagen, werd bepaald dat voor de dagen van vertrek en terugkeer 50 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking werd genomen. Op die halve dagvergoedingen moesten geen procentuele verminderingen worden toegepast (Circulaire 2023/C/61).

Circulaire 2025/C/70 verduidelijkt dat de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding niet langer moet worden gehalveerd voor de dagen van vertrek en terugkeer.

Op de “volledige” verblijfsvergoedingen voor de dagen van vertrek en terugkeer moeten wel procentuele verminderingen worden toegepast wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten.

Voorbeeld

Lara wordt door haar werkgever uitgezonden naar Spanje en Portugal voor het uitvoeren van een marktonderzoek. Zij vertrekt op 01.11.2025 vanuit Brussel (haar vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje waar zij verblijft in Madrid. Het ontbijt en het diner zijn inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever worden ten laste genomen.

Op 21.11.2025 reist zij door naar Portugal waar zij in Lissabon verblijft. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten. Op 09.12.2025 is zij terug in België. Zij krijgt geen andere vergoedingen (zoals bijvoorbeeld maaltijdcheques).

Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste genomen en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moet de forfaitaire verblijfsvergoeding – naargelang het geval – worden verminderd met:

• 35% voor het middagmaal
• 45% voor het avondmaal
• 20% voor de kleine uitgaven

De volgende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt:

• 21 dagen (01.11.2025 t.e.m. 21.11.2025) x (45 euro – 45 %) = 519,75 euro
• 18 dagen (22.11.2025 t.e.m. 09.12.2025) x 43 euro = 774 euro
• Totaal: 1.293,75 euro.

Werkgevers dienen dus rekening houden met bovenstaande verduidelijkingen van de Belgische fiscus bij het betalen van verblijfsvergoedingen aan werknemers en bedrijfsleiders.

Konsilanto staat ter jullie beschikking voor verdere advisering omtrent deze verblijfsvergoedingen alsook voor de implementatie ervan.

© David Hansen