Persoonlijk advies?
Contacteer onze payroll officer Fatma Unlu
+32 11 49 78 80
fatma.unlu@konsilanto.be
Personeelsdossiers: Tijd om op te ruimen of nog even bewaren?
Een personeelsdossier bestaat vaak uit heel wat documenten, denk zo maar loonfiches, evaluatiedocumenten, bijlagen aan de arbeidsovereenkomst… Wat dien je nu allemaal effectief bij te houden en wat zijn de exacte bewaartermijnen? In het kader van GDPR mag je namelijk documenten met persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.
Wat zijn de effectieve bewaartermijnen?
Er bestaat geen algemene regel voor de bewaartermijn van sociale documenten. De termijn verschilt steeds naargelang het type document.
Sommige documenten moeten weliswaar wettelijk een bepaalde periode beschikbaar blijven, zodat ze steeds aantoonbaar zijn bij een eventuele controle (fiscaal of sociaal).
Een belangrijke leidraad voor het bijhouden van deze documenten is de verjaringstermijn. Dit is de periode waarin nog een rechtsvordering kan worden ingesteld door de werknemer. Hoewel de verjaringstermijn in principe geen verplichte bewaartermijn oplegt, bepaalt ze wel hoelang een document relevant kan blijven als bewijsmateriaal.
De wetgeving sinds 28/04/2024
De strafrechtelijke verjaringstermijn voor bepaalde sociaalrechtelijke inbreuken werd verlengd van 5 naar 10 jaar. Dit zijn inbreuken die gesanctioneerd kunnen worden met sanctieniveaus 2 tot 4. De niet-betaling van loon door de werkgever wordt bijvoorbeeld gesanctioneerd met niveau 3.
Hieronder geven we graag een overzicht van de bewaartermijnen per type document.
| Arbeidsovereenkomst | Rekening houdende met de verschillende verjaringstermijnen (contractueel, buitencontractueel, misdrijf…), bewaar je de arbeidsovereenkomsten best tot 10 jaar na de uitdiensttreding van de werknemer. |
| Loonfiches | Er geldt geen wettelijke bewaartermijn. We adviseren om ook deze documenten tot 10 jaar na de uitdiensttreding van de werknemer bij te houden. |
| Individuele rekeningen | Wettelijke bewaartermijn: 5 jaar. Rekening houdende met de verjaringstermijnen, bewaar je deze documenten best nog tot 10 jaar na de uitdiensttreding van de werknemer. |
| Onkostennota’s | Wettelijke bewaartermijn: 10 jaar. |
| Afwezigheidsattesten | Geen wettelijke bewaartermijn. Je kan ze best nog tot 1-3 jaar bijhouden. |
| Tijdsregistratie | Geen wettelijke bewaartermijn. Rekening houdende met de verjaringstermijnen, bewaar je deze documenten best nog tot 10 jaar na de uitdiensttreding van de werknemer. |
| Afwijkingsregister deeltijdse werknemers | Wettelijke bewaartermijn: 5 jaar (verplicht). Het bericht van de variabele uurroosters moet je min. 1 jaar bewaren. |
| Evaluatie- en functioneringsgesprekken | Geen wettelijke bewaartermijn. Doordat deze documenten wel nuttig kunnen zijn in een eventueel ontslagdossier, bewaar je ze toch best tot 10 jaar na de uitdiensttreding. |
Wat betekent dit voor jou als werkgever?
Voor jou als werkgever betekent dit dat je tot 10 jaar na uitdiensttreding nog vervolgd kan worden of dat een werknemer je voor de rechtbank daagt voor sociaalrechtelijke inbreuken.
Konsilanto-tip: je bewaart de documenten die relevant kunnen zijn in het kader van een sociaal rechterlijk geschil best min. 10 jaar.
Heb jij nog een vraag? Stel ze gerust aan ons payroll-team via payroll@konsilanto.be!