Laptop, smartphone of leasefiets behouden na vertrek? Denk aan RSZ en fiscus!

Een collega vertrekt en mag zijn laptop, smartphone of leasefiets behouden – een vriendelijk gebaar, toch? Maar wist je dat dit fiscaal en sociaalrechtelijk als loon kan worden beschouwd?

In dit artikel lees je waar je op moet letten en hoe je zulke situaties correct aanpakt.

Wat is het probleem?

Wanneer je een werknemer toestaat om zakelijke voordelen zoals een laptop, smartphone of leasefiets te behouden zonder dat hij daar een correcte prijs voor betaalt, dan zal de RSZ én de fiscus dat voordeel beschouwen als loon. En waar ‘loon’ is, daar volgen ook:

• RSZ-bijdragen (13,07% werknemer + patronale bijdrage),

• bedrijfsvoorheffing.

De bijdragen zijn verschuldigd op de volledige restwaarde van het voordeel.

Hoe voorkom je problemen?

De ‘sleutel’ zit in de restwaarde. Dat is de waarde van het toestel of de fiets op de tweedehandsmarkt op het moment van overname.

• Smartphone / Laptop: Zoek vergelijkbare modellen op tweedehands.be of Marketplace. Wat kost een toestel van dat type, leeftijd en slijtagegraad?

• Fiets: De meeste leasefirma’s hanteren een afschrijvingstabel.

Zelfs als deze boekhoudkundig is afgeschreven (bv. na vier jaar), wil dat niet zeggen dat de waarde voor de RSZ op nul staat.

Twee opties voor een correcte regeling

Wil je een werknemer iets laten overnemen? Doe het dan op de juiste manier:

1. Laat de werknemer de volledige restwaarde betalen (geen voordeel alle aard), geen RSZ of belastingen verschuldigd.

2. Of verwerk het voordeel correct in de loonadministratie (voordeel alle aard), inclusief RSZ en belastingen.

Doe je dat niet, dan loop je risico op een onaangename verrassing bij een controle, inclusief naheffingen.

Let op: dit geldt niet alleen bij uitdiensttreding

Ook wanneer een werknemer tijdens zijn tewerkstelling toestellen of voordelen mag overnemen aan een gunstige prijs, moet je nagaan of dat bedrag de werkelijke waarde weerspiegelt.

Kortom: Laat je werknemers bij hun vertrek (of tijdens hun tewerkstelling) zakelijke voordelen behouden, zoals een fiets, laptop of smartphone? Denk dan zeker aan de loontechnische impact én geef ons een seintje. Zo zorgen we samen dat alles correct verloopt en onaangename verrassingen uitblijven!

Vragen over hoe je dit correct afhandelt met jouw werknemer(s)? Laat het ons weten via payroll@konsilanto.be.