Elektronische controlekaarten verplicht vanaf 2025

Maak jij regelmatig gebruik van de regeling ‘tijdelijke werkloosheid’? Lees dan zeker even verder want vanaf 1 januari 2025 zullen werknemers en werkgevers verplicht worden om elektronische controlekaarten te gebruiken.

Wanneer je je werknemers tijdelijk niet het overeengekomen werk kan laten uitvoeren, kan je hen onder bepaalde voorwaarden tijdelijk werkloos stellen.

Als werkgever ben je o.a. verplicht om je tijdelijk werkloos gestelde werknemers uiterlijk op de eerste effectieve werkloosheidsdag van elke maand een controlekaart (formulier C3.2A) af te leveren.

Wanneer men beroept op tijdelijke werkloosheid omwille van slecht weer of economische redenen, zal je als werkgever ook verplicht worden om het validatieboek (papier of elektronisch) in te vullen.

Wist je dat de bouwsector een afwijkende regeling kent? De werknemers uit de bouwsector dienen altijd te beschikken over een controlekaart, ook als de werknemers niet tijdelijk werkloos worden gesteld. Hierdoor wordt de bouwsector vrijgesteld van het validatieboek.

 Sinds 1/09/2023 bestaat de mogelijkheid om gebruik te maken van de elektronische controlekaarten, dit wanneer er een akkoord bestaat tussen werkgevers en werknemers of wanneer de verplichting werd ingevoerd via het arbeidsreglement of CAO. Echter zullen ondernemingen (m.u.v. beschutte werkplaatsen, sociale werkplaatsen en de maatwerkbedrijven) vanaf 1 januari 2025 verplicht worden om de elektronische controlekaarten te gebruiken. Hierdoor zullen de papieren controlekaarten volledig verdwijnen.

Voordelen elektronische controlekaart:

• Efficiëntie
• Bijhouden validatieboek komt te vervallen
• Controlekaart steeds bij de hand
• Minder kans op het verloren gaan van de kaart
• …

Overgangsperiode

De RVA zal een overgangsperiode voorzien t.e.m. 30/06/2025 zodat de werknemers als werkgevers zich kunnen ‘voorbereiden’ op deze digitalisering. Dat wil zeggen dat zowel werkgevers als werknemers tijdens deze periode kunnen vragen om tijdelijk nog gebruik te blijven maken van de papieren controlekaarten. De RVA zal de instructies hiervoor later bekendmaken.

Wil je de elektronsiche controlekaarten alvast invoeren?

Volg dan onderstaande stappen:

1. Werknemer en werkgever bereiken een akkoord over het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid. Er kan ook worden voorzien in een verplichting via het arbeidsreglement of een cao.
2. De werknemer downloadt de app “eC32” van de Google- of Apple-appstore. De controlekaart kan ook worden ingevuld op een desktop via de portaalsite van de Sociale Zekerheid
3. De werknemer logt aan via eID of itsme. Grensarbeiders kunnen op afspraak een alternatieve digitale sleutel krijgen in het RVA-kantoor.
4. De werknemer kiest in de app of om de elektronische kaart te gaan gebruiken vanaf de lopende of vanaf de volgende maand.
5. De werknemer gebruikt vanaf de gekozen maand nog uitsluitend de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid.

Bron: RVA

Heb jij nog een specifieke vraag? Aarzel dan zeker niet om contact op te nemen met onze HR-experten via payroll@konsilanto.be !